Cómo llevar a cabo una reunión en Inglés: 10 must-haves para tener éxito

¿Te pasó de tener que llevar a cabo una reunión o presentación en inglés y no tener idea de cómo abordarla? ¿O ponerte muy nervioso/a antes y no poder expresarte con la confianza necesaria para la situación?

Eso que te pasa, le pasa a muchos, ¡es más común de lo que te imaginás!

Empezar, conducir y terminar una reunión no es una tarea sencilla y mucho menos si lo tenemos que hacer en inglés.

En nuestros cursos de Business English trabajamos esta situación tan usual en profundidad, dando herramientas prácticas, a la vez que mejoramos el nivel de inglés y ampliamos el vocabulario de nuestros alumnos.

Hoy te queremos compartir 10 cosas que tenés que tener en cuenta para tener una reunión exitosa. Seguí esta guía sencilla y los tips que te dejo y te vas a sentir mucho más seguro en tu próxima reunión.

Part 1: PREPARACIÓN PREVIA

Algo súper importante es practicar tantas veces como sea necesario antes de la reunión. La práctica hace al maestro, en inglés “Practice makes perfect”. So PRACTICE, PRACTICE, PRACTICE!

2- Establecer y compartir agenda:

No solo preparar la agenda u hoja de ruta, sino además compartirla con nuestro team hace que todos estén mejor preparados e incluso muestra que nos interesa que todos participen de la reunión.

Mandar mail o postear el aviso de reunión por lo menos 24hs antes da seriedad y claridad.

Acá les dejo una frase ideal para compartir agenda:

• Please find the agenda for the [ day/date] meeting attached. In sharing it now, I hope everyone will have time to prepare in advance and therefore we could have a more successful outcome to the meeting.

3- Tener los bullet/key points claros

Cuando preparamos los key points es esencial saber qué preguntas queremos hacer. Qué detalles queremos brindar, qué temas tenemos que discutir y solucionar, si necesito ayuda, a quien agradecer, etc. Al pensar todo esto, también tengo que pensar qué frases voy a necesitar para expresarme lo más claramente posible.

Anotar frases o palabras clave que quiero usar al comunicar mi mensaje es súper importante.

4- Comunicar el propósito de la reunión

Ser lo más claro y conciso posible al referirse al motivo de la reunión y qué resultado o tasks se esperan de la misma.

Aca les doy una frase súper clara

The purpose of this meeting is…

Part 2: THE MEETING

5- Comenzar la reunión con un tono positivo, amable y productivo.

Es importante que todos se sientan parte, ya que de esa manera fomentamos participación y escucha activa.

Acá les dejo algunas frases.

A few common phrases to get things started include:

• Good Morning/Afternoon.

• I see everyone is here, so let’s get started.

• Let’s start off by discussing……

• First, I’d like to welcome everyone.

• I’d like to thank everyone for coming today.

Si es necesario introducirnos, acá les doy otras frases que les pueden servir

• Before we dive into the agenda, let’s introduce ourselves , please share your name , your job title and sector .

• I know most of you but I see a few unfamiliar faces. Before we begin, let’s do a quick round of introductions, shall we?

• Juan, would you like to introduce yourself?

Frases para repasar la agenda

• Our goal today is to…

• We have a few items to discuss today. The first is… The second is…

• By the end of our discussion today, we should make a decision on…

• Let’s start with the first topic on the agenda…

Palabras clave o trigger words/phrases para ordenar la agenda

• first

• second

• let’s start with

• and now

• by the end of our discussion today

Part 3: ESCUCHAR ACTIVAMENTE / BODY LANGUAGE / QUESTIONS

6. Escuchar activamente

Dos cosas esenciales para demostrar que estamos escuchando activamente son:

A- Mantener contacto visual. Mirar a la persona a los ojos

B- Lenguaje corporal: decir que sí o no con la cabeza por ejemplo

7. Preguntar

Esto es súper importante para generar una participación activa.

Hay varios tipos de preguntas que podemos hacer. Les dejo algunos ejemplos:

Preguntas estratégicas

• “Based on the opportunities we have, what is the best way forward?”

• “Given these situations, how shall we proceed?”

• “What do you hope to achieve?”

Preguntas para fomentar la participación

• “How can we follow that approach throughout the company?

• I’d like to hand it over to Carla, who can share her thoughts on ______.

• What does everyone think?

• What are your thoughts on _____?

Preguntas de reconocimiento

• “How did you accomplish this?"

• “Who helped you with this project?”

• “What helped you complete this project?”

• “How did you come up with the idea?”

Preguntas de ayuda

• “What would help you the most right now?”

• “What can I do to help?”

• “What resources do you need to take your project to the next level?”

8. Minimizar conversaciones irrelevantes

A veces las conversaciones se pueden extender o irse de tema.

Podemos evitar esto con algunas frases

• We need to move on to ensure we have enough time and meet our goal for this meeting.

• That’s a good point but we’ll need to follow up on it after the meeting.

• Can we add that topic to the agenda for our next meeting?

• Unfortunately, we only have ten minutes left, so we have to move on to the next item.

• Let’s discuss this issue for now – we need to move on.

Part 4: FINALIZANDO LA REUNIÓN

9. Opinar y dejar hablar: Hacer uso del silencio

Es muy común que cuando estamos nerviosos porque tenemos que hablar en un idioma que no es el nuestro digamos las cosas sin pausar y terminemos dando un discurso largo y poco claro. Es muy importante decir lo que tenemos que decir de manera simple y breve y pausar (hacer silencio) así los demás pueden opinar, aclarar dudas , etc

Practicar el silencio es SUPER importante. Puede parecer raro al principio pero luego es algo que indica que se está invitando al resto a comentar, preguntar etc.

10. Agradecer

Un buen líder siempre reconoce el trabajo de su equipo. Tomarse unos segundos para agradecer y reconocer el trabajo del resto es muy importante. No tiene que ser algo super largo. Con una frase/oración basta.

Aca les doy la estructura y el ejemplo

Structure:

• Name the individual/team.

• Identify what they did/accomplished.

• Describe the impact it had.

Here’s an example:

“I’d like to take a moment to thank Carolina for her idea to update our audience on upcoming changes to the platform. In doing so, not only did our community feel part of the process but they could also share their ideas to our members.”

11. Finalizar la reunión con un breve resumen de lo tratado y los pasos a seguir

Un breve resumen no significa repetir todo de nuevo, solo remarcar los puntos clave

Aca les doy algunas frases

• We’re getting close to our time so let’s recap

• Let’s go over our priorities

• Let’s recap: the tasks to be done are

• Let’s go over the steps to follow

• Any final thoughts before we close the meeting?

• If you have further questions or want to discuss, we can meet privately or you can send me an email.

• How does [insert date] work for the next meeting?

• I’d like to thank everyone for sharing their time today.

• I look forward to seeing you all at our next meeting.

Si te interesa desarrollar tus habilidades de uso del idioma inglés en el ámbito laboral, te invitamos a una de nuestras clases grupales de Business English de prueba, si lo que buscás es prepararte para una situación puntual de forma individual, podés contratar nuestro servicio de Language Coaching. Escribinos a info@englishmarket.com.ar y comenzá a cumplir tus objetivos, ¡nosotros te ayudamos!