How to write professional emails

¿Dudan mucho antes de mandar un email en inglés? ¿Qué piensan? ¿Si está correcto? ¿Si es claro? ¿Qué herramientas de traducción usan?

Les voy a dar seis tips súper prácticos para que empiecen a usar ya. Como siempre, me gustaría que al final del post piensen cuáles son sus takeaway points (la info relevante que se llevan de este post) y cuál de todos los tips van a usar en su próximo email.

Antes de empezar con los tips, recuerden que sus emails laborales deben ser CCPP: CLEAR, CONCISE, POLITE and PRODUCTIVE. In other words, los emails deben ser fáciles de leer y deben cumplir la función por la cual los mandan. Los emails laborales, a diferencia de los personales, tienen otra estructura y la manera que los abordamos nos representan a nosotros como profesionales y/o a nuestra empresa, ¿no? Y recuerden algo que siempre repito en mis posts: lo más importante es asegurarnos una comunicación clara y efectiva.

Tip #1

Usen a simple specific subject line (el asunto del mail): Algo que genere interés o sea tan claro que le de al reader le de ganas de abrirlo rápido cuando abre el inbox. Si el reader se da cuenta solo al leer el subject line de qué se tratara el mail, hay más chances de que lo lea y responda rápido. Por ejemplo, NO escriban “ Meet next week” sino “ Meet next week about new schedule change” . Acá el primero no dice mucho, pero el segundo subject line explica por qué nos tenemos que juntar, la razón específica.

Más ejemplos:

Suggestion for your presentation
Answer to your questions about prices
2 ideas on budget issue
Company software update

Mind you! En mi caso siempre escribo el cuerpo del mail primero y luego decido cuál es la subject line más adecuada. La que resume el contenido.

Tip #2

Always use greetings. Siempre que estemos en un ámbito laboral, debemos encabezar el mail con el saludo adecuado. Esto se puede eliminar sólo cuando le escribimos a un colega con el cual tenemos mucha relación sino SIEMPRE usen greetings.

El más simple y neutral y super común es decir

Hello + nombre y un poco más formal Hello + Mr/Ms/Mrs y apellido

Hello Laura,
Hello Ms Gonzalez,

También se puede usar DEAR + nombre , Dear + position and surname Dear + title and surname. Esto es más formal y polite. Es muy común cuando se mandan emails ofreciendo un empleo por ejemplo, o algún otro motivo que requiera un tono más formal

Dear Gustavo,
Dear Dr. Alvarez,
Dear Mr. Alvarez,

Más informal usamos Hi + name

Hi John,

Y el último y super formal es

To whom it may concern/ Dear + Job position: Ojo acá esta forma SOLO se usa si no sabes quien recibirá el mail o si tenes que quejarte acerca de algo sino NO se usa

To whom it may concern,
Dear IT manager,

Tip # 3

Siempre utilicen la fórmula K.I.S.S en el cuerpo del mail. ¿Cuál es? Algo que siempre siempre les recuerdo a todos mis clientes: Keep it SHORT and SIMPLE

¿Por qué?

Time is precious: nadie quiere leer un mail de 10 minutos

Si las oraciones son muy largas, el reader se pierde y además si usan inglés como segunda lengua seguramente terminen cometiendo más errores y perdiendo el punto del mensaje.

Para escribir un mail short and simple sigan esta estructura

Oraciones cortas
Gramatica super simple
Palabras simples
Eviten párrafos largos
Usen bullet points para resaltar información importante o listas

Aca les dejo un ejemplo de que NO hacer y que SI

❌ Dear Juan

I am writing with recommendations on how to write emails in English best and I would very much like to share several with you including a clear subject line, the importance of starting with a professional greeting and making the purpose of your email clear. Before clicking the send button, you’ll also need to be sure you’ve included a closing and last but not least you have to double-check grammar.

✅ Dear Juan,

I have some recommendations on how to write emails in English best.

These are:

· A clear subject line

· A professional greeting

· A statement of purpose or request

· A polite closing

Lastly, it’s important to proofread before you click send.

Tip #4

Que el propósito o pedido sea super claro. No se olviden que en el momento que el reader abre su mail inmediatamente buscará el motivo del mail y qué tipo de acción tiene que tomar .

Acá DOS acciones son importantes

Presentarnos ( si le escribimos a alguien por primera vez)
Establecer el propósito del email

Ejemplos

I’m Lucia Perzhalo and I received your contact information from ( nombreNombre de la persona que te pasoó el contacto) I’m writing this email to request
My name is Lucia and I noted your contact information from ( website)

Formas de establecer propósito

I’m writing in response to the email you sent on (date)
I'd like to respond to your request/inquiry/complaint about…
I have a follow-up question for you.
I’d like to request a quote/more information about…
I’d like to get a quote on
I’d like to get pricing information on

Después de establecer el propósito, agradecemos por el tiempo. Recuerden marcar el call to action que queremos. A continuación les dejo algunos ejemplos

How to thank someone

Thank you for the information you sent /provided
Thank you for your prompt reply.
Thank you for contacting us.
Thank you for your time and attention.
Thank you for your time.

Final Remarks/Call to Action

I look forward to receiving your reply.
I look forward to learning more about…
Please let me know if that time works for you.
If you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact me.

Tip # 5

Closings

Cómo terminar el mail

El final del mail SIEMPRE tiene que ser amable y profesional. Si no escribimos un saludo final, podemos parecer groseros y poco profesionales. Acá les dejo algunas frases. Las divido entre formales más neutrales e informales.

Formal

Common, professional closings include:

Best regards,
Warm regards,
Regards,

Informal ( people you know)

Best wishes,
All the best,
Take care,

Last but not least!

Tip #6

Siempre recuerden chequear el mail antes de enviarlo ( grammar, punctuation, clarity) y no se olviden de incluir su firma o su información (quiénes son, empresa, email y a veces phone number)

¿Les gustó? What are your takeaways? ¿Qué tip van a incluir en su próximo mail?